- Automatizar el presupuesto vs. real no es calcular la resta: es que el real llegue solo del ERP y la desviación se explique hasta la cuenta.
- El presupuesto debe tener la misma estructura que el reporting (sociedad, área, cuenta de grupo) o la comparación no aguanta un mes.
- Con umbrales por línea, cada mes solo revisas las desviaciones que importan y el resto lo explica el sistema.
El presupuesto vs. real en Excel se rompe siempre por lo mismo: el real hay que pegarlo cada mes desde el ERP, y el presupuesto está montado por áreas mientras la contabilidad está por cuentas. Al segundo mes, la comparación solo funciona a nivel de total, y un total sin detalle no explica nada. Automatizarlo no es calcular la resta: es que el real llegue solo y que la desviación se pueda abrir hasta la cuenta que la causa.
El análisis de desviaciones es la comparación línea a línea entre presupuesto y real de un periodo, en importe y porcentaje, con la causa de cada diferencia relevante identificada hasta la cuenta o el asiento que la origina.
¿Por qué el presupuesto vs. real en Excel se rompe al segundo mes?
Tres razones, que se suman:
El real se pega a mano. Cada mes, sumas y saldos de cada sociedad al Excel. Si alguien reabre febrero en el ERP para corregir una factura, el real de febrero en el Excel ya no es el real. Y a partir del tercer mes nadie vuelve a pegar los meses anteriores, así que el acumulado es una mezcla de versiones.
Las estructuras no coinciden. El presupuesto lo hizo cada responsable de área con sus conceptos: «marketing digital», «eventos», «personal comercial». La contabilidad tiene cuentas: 627, 640, 642. Para comparar hace falta un mapeo entre los dos, y ese mapeo vive en la cabeza del controller o en una pestaña que nadie actualiza cuando aparece una cuenta nueva.
Nadie mantiene el mapeo. En abril, contabilidad abre una cuenta 6271 para separar publicidad online. El presupuesto no la conoce. La desviación de marketing aparece en «otros» y la conversación del comité se va a averiguar por qué, no a decidir.
¿Qué estructura debe tener el presupuesto para poder compararlo?
La misma que el reporting: sociedad × área × cuenta de grupo × mes. Si el P&L de gestión se construye sobre un plan de cuentas de grupo, el presupuesto se carga sobre ese mismo plan. Cada línea del presupuesto es una cuenta de grupo en una sociedad y un área, y el real cae ahí solo porque el mapeo ya existe: es el que usa el reporting.
Esto tiene una consecuencia práctica que conviene decir antes de presupuestar: los responsables de área no presupuestan «marketing», presupuestan las cuentas de grupo de marketing (publicidad, eventos, agencias). Es un poco más de trabajo en octubre y cero trabajo cada mes del año siguiente. Un presupuesto que solo existe a nivel de área se compara a nivel de área, y la desviación de «marketing: −22 %» no dice si es la campaña o la agencia.
¿Cómo se explica una desviación hasta la cuenta?
Marzo, consolidado del grupo:
| Línea (grupo, marzo) | Presupuesto | Real | Desviación € | Desviación % | Causa identificada |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingresos | 1.000.000 € | 940.000 € | −60.000 € | −6,0 % | Retraso de 2 proyectos en la filial B al mes siguiente |
| Coste de ventas | −400.000 € | −385.000 € | +15.000 € | +3,8 % | Proporcional a la caída de ingresos |
| Personal | −300.000 € | −345.000 € | −45.000 € | −15,0 % | Dos incorporaciones adelantadas en México (cuenta 640, sociedad C) |
| Marketing | −80.000 € | −62.000 € | +18.000 € | +22,5 % | Campaña aplazada a abril |
| Otros gastos | −120.000 € | −118.000 € | +2.000 € | +1,7 % | Dentro del umbral, sin revisión |
| EBITDA | 100.000 € | 30.000 € | −70.000 € | −70,0 % | Ingresos y personal explican el 100 % |
Mira la línea de personal. A nivel de grupo, «personal +15 %» suena a subida general de sueldos y dispara una conversación sobre costes. Al abrir la línea por sociedad, 42.000 € de los 45.000 € están en México. Al abrirla por cuenta, están en la 640 (sueldos), no en la 642 (cargas sociales) ni en la 649 (otros gastos de personal). Al abrir la 640 de México por asiento, son dos nóminas nuevas desde el 1 de marzo. Contratación prevista para junio, adelantada. No es un problema de coste; es un problema de calendario, y la decisión es otra.
Ese camino —grupo, sociedad, cuenta, asiento— es lo que significa «explicar hasta la cuenta». Sin él, la desviación es un número; con él, es una causa.
¿Qué umbrales usar para no revisar 300 líneas cada mes?
Una regla doble: se revisa lo que se desvía más de un 10 % y más de 5.000 €. Las dos condiciones a la vez.
Solo porcentaje no vale: una línea de 2.000 € que se desvía un 40 % son 800 €, y no merecen diez minutos del comité. Solo importe tampoco: 5.000 € en una línea de un millón es un 0,5 %, ruido. Las dos juntas dejan sobre la mesa las cuatro o cinco líneas que importan y quitan de en medio las doscientas que no.
Los umbrales se ajustan por línea. Ingresos puede tener un umbral del 3 % porque es la línea que mueve todo; otros gastos puede tener un 20 %. Lo que no se ajusta es la disciplina: lo que no supera el umbral no se revisa, aunque alguien tenga curiosidad. Si no, vuelves a las 300 líneas.
¿Cómo se automatiza el ciclo completo?
Cuatro piezas, en este orden:
- El real viene del ERP. Cada sincronización actualiza el real de todos los meses abiertos. Nadie pega nada, y si contabilidad reabre febrero, el real de febrero cambia solo y queda registrado que cambió.
- El presupuesto se carga por áreas, con varios usuarios. Cada responsable carga su parte sobre las cuentas de grupo de su área, en su sociedad, con versiones (presupuesto aprobado, forecast del trimestre) y firma del responsable.
- Las desviaciones las calcula el motor. Importe, porcentaje, umbral por línea, y el desglose por sociedad, cuenta y asiento ya preparado.
- La explicación la redacta el agente de IA. Sobre los datos ya calculados: «personal se desvía un 15 %, el 93 % de la desviación está en la sociedad C, cuenta 640, dos asientos de nómina nuevos desde marzo». La IA explica; no calcula. Los números los pone el motor.
Así funcionan los presupuestos de Fibady, y la definición en dos frases está en el glosario. Lo que queda para el CFO es lo que nadie puede automatizar: decidir si la contratación adelantada se compensa o se asume.