Cómo preparar el cierre del ejercicio en un grupo con varias sociedades

El cierre del ejercicio en un grupo es un cierre mensual con más pasos y menos margen para el error: lo que en marzo se corrige en abril, en diciembre va a las cuentas anuales, al auditor y al consejo. Se empieza en noviembre, no el 2 de enero, y el orden es fijo: filiales primero, intercompany cuadrado, después la matriz. Si el cierre mensual ya está automatizado, el anual es un mes más con tres pasos extra.

El cierre del ejercicio de un grupo es el proceso que deja definitivas las cuentas anuales de cada sociedad y el consolidado, incluyendo provisiones, ajustes, eliminaciones intercompany, conversión de monedas y los asientos de regularización y cierre.

¿Cuándo hay que empezar y en qué orden se cierran las sociedades?

A mediados de noviembre, con un calendario compartido que diga, para cada sociedad, quién es el responsable, qué día corta el intercompany y qué día da por cerrado diciembre.

El orden importa más que la fecha. Primero cierran las filiales que facturan a otras sociedades del grupo: hasta que la filial de servicios no ha emitido su última factura de diciembre a la matriz, la matriz no sabe cuánto gasto intercompany tiene. Después, las que reciben. La matriz, la última, porque es la que tiene contra todas las demás. Un grupo que cierra la matriz el día 5 y la filial argentina el día 15 tiene un consolidado del día 6 con un intercompany que todavía no existe, y lo rehace el 16.

En la práctica, el calendario son tres columnas por sociedad: fecha de corte intercompany (la misma para todas, acordada), fecha de último asiento de diciembre, y fecha de confirmación de saldos con el resto del grupo. Quien no cumple la primera retrasa a todas las demás, y conviene que lo sepa en noviembre.

¿Qué checklist seguir semana a semana?

• [ ] Semana 1 (mediados de noviembre): calendario de cierre por sociedad, responsable de cada una y fecha de corte intercompany acordada
• [ ] Semana 1: revisión de cuentas nuevas sin mapear al plan de grupo en todas las sociedades
• [ ] Semana 2: circularización intercompany: cada sociedad confirma saldos a cobrar y a pagar con las demás
• [ ] Semana 2: política de tipo de cambio de cierre fijada por escrito (oficial, financiero, fecha) por sociedad
• [ ] Semana 3 (principios de diciembre): lista de provisiones y periodificaciones previstas (bonus, auditoría, litigios, devoluciones) con importe estimado
• [ ] Semana 3: inventario y existencias: fecha de recuento y criterio de valoración por sociedad
• [ ] Semana 4: amortizaciones del año revisadas en cada sociedad; altas y bajas de inmovilizado
• [ ] Semana 5 (primera de enero): último asiento operativo de diciembre en cada sociedad; corte de facturas recibidas y emitidas
• [ ] Semana 5: saldos intercompany a cero tras eliminaciones; diferencias explicadas por fecha o tipo de cambio
• [ ] Semana 6: provisiones contabilizadas; asientos de regularización y cierre registrados en el ERP y excluidos del reporting de gestión
• [ ] Semana 6: consolidado anual: balance cuadra, resultado del P&L = resultado del balance, cash flow cierra con la caja, diferencias de conversión identificadas
• [ ] Semana 7: revisión del CFO línea a línea contra el consolidado de noviembre y contra el presupuesto; explicación de cada variación relevante
• [ ] Semana 7: paquete para auditoría o asesoría: consolidado, detalle de eliminaciones, tipos de cambio aplicados, mapeo de cuentas
• [ ] Semana 8: informe anual para consejo e inversores; apertura del ejercicio verificada en cada sociedad (saldos iniciales = saldos finales)

Las semanas 1 a 4 son todo preparación y se hacen con noviembre abierto. Nada de lo que está ahí necesita que diciembre haya terminado, y todo lo que está ahí es lo que retrasa el cierre si se deja para enero. Las semanas 5 a 8 son el cierre propiamente dicho, y si las cuatro primeras están hechas, son un cierre mensual con provisiones.

¿Qué tres cosas retrasan el cierre anual en casi todos los grupos?

Las mismas tres, año tras año, y las tres se adelantan:

Los saldos intercompany que no casan. La matriz dice que la filial le debe 48.000 €; la filial dice 41.000 €. La diferencia es una factura de diciembre que la filial contabilizó en enero, o un tipo de cambio distinto en cada lado. Buscarlo el 8 de enero, con todo cerrado, lleva un día. Se adelanta con la circularización de la semana 2: cada sociedad confirma con cada una de las demás lo que se deben, en noviembre, y las diferencias se resuelven con el mes todavía abierto.

El tipo de cambio de cierre sin política. El 31 de diciembre alguien pregunta «¿qué tipo usamos para Argentina?», y la respuesta tarda una semana y tres correos. Se adelanta escribiéndolo en la semana 2: por sociedad y por estado, qué tipo, de qué fuente, a qué fecha. El 31 de diciembre solo hay que leerlo.

Las provisiones que llegan tarde. El bonus se decide en febrero, la factura de auditoría llega en marzo, el litigio lo valora el abogado cuando puede. Ninguna está en diciembre, y todas cambian el resultado. Se adelanta con la lista de la semana 3: qué provisiones va a haber, con un importe estimado por cada responsable. El importe se ajusta cuando se conoce; la provisión existe desde diciembre.

¿Qué pasa con los asientos de regularización y cierre en el reporting?

Que hay que excluirlos, y comprobar la apertura. El asiento de regularización lleva todos los ingresos y gastos del año a la cuenta de resultado; si el reporting de gestión lo lee como un asiento más, el P&L de diciembre sale con resultado cero y el acumulado del año se anula. El de cierre y el de apertura hacen lo mismo con el balance: leídos como movimientos, duplican los saldos de enero.

La regla vive en la capa de reporting, no en el ERP: los tres asientos se quedan en la contabilidad, que los necesita, y el P&L y el balance de gestión los ignoran. Y en la semana 8, una comprobación que cuesta cinco minutos y evita un trimestre de dudas: los saldos iniciales de enero de cada sociedad tienen que ser exactamente los saldos finales de diciembre. Si no lo son, el asiento de apertura no replicó el de cierre, y hay que mirarlo antes de que enero se contabilice encima. Por qué pasa y cómo se detecta en cada ERP está en asientos de cierre y regularización; la definición corta, en el glosario.

¿Qué cambia si el cierre mensual ya está automatizado?

Que el anual deja de ser un proyecto. Si cada mes el consolidado se recalcula solo desde el ERP de cada sociedad, con el mapeo hecho, las eliminaciones identificadas y los controles pasando, el cierre de diciembre es el cierre de noviembre más tres cosas: provisiones, asientos de cierre y revisión.

El grupo logístico de 13 sociedades lo vive así. Su cierre mensual son unas 6 horas de mecánica; el anual son las mismas 6 horas de mecánica, porque la consolidación, la conversión y las eliminaciones no saben que es diciembre. Lo que se añade es tiempo del CFO: revisar las provisiones, leer el consolidado línea a línea contra noviembre y contra el presupuesto, y preparar el paquete para el auditor con el detalle de eliminaciones y los tipos de cambio aplicados. Ese tiempo no desaparece ni debería: es el que vale. Lo que desaparece son las 19 horas de cuadrar que antes iban delante. Así funciona la consolidación multi-empresa de Fibady en diciembre, que es cuando más se nota.